大师轻松读 2010/05/20 [第378期]:高效的上网整理术

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作者:道格拉斯.梅瑞尔(Douglas C. Merrill) , 詹姆士.马汀(James A. Martin)原著

出版年:2010.05

出版社:轻松读文化

出版地:台北市

集丛名:创意思考

格式:EPUB 流式,PDF,JPG

今日世界步调迅速、资讯饱和,要保持头脑清醒,要有一套充分利用现有科技的整理术,帮你处理资讯、整合工作,让你能专心面对每天面临挑战。

本期目录:

第1部分:你的思考方式
第2部分:诀窍、技巧与策略
第3部分:根据21世纪的挑战来整理生活

主题看板:

Google整理术(Google Organizational System)

当Google已经大幅影响我们的生活,几乎随处可见它的踪迹,我们是该视之如洪水猛兽,还是应该让它就此融入我们的世界,并妥善地运用它呢?为何说Google已大举入侵我们的生活?试着想像,每天上班的路上,你会使用Google大众运输(Google Transit)先调查到公司或是拜访客户时,哪一条路线比较好走;在搭车时可以用Google阅读器(Google Reader)浏览今天的新闻。到了办公室,打开Gmail看看有什么新的工作;在作业时如果找不到文件档案,立刻使用Google桌面搜寻工具,不论档案被杂乱地存到哪里都没关系,只要使用搜寻功能就能找到。再用Google文件(Google Docs)修改同事刚撰写完的会议纪录,并管理其他专案内容。设定的时间一到,Google日历(Google Calendar)会告知你预定的约会或行程。下班后,想找间不错的餐馆,就开启Google地图(Google Map)查一下地址和店家介绍,然后带着愉快的心情离开办公室。

这样的例子不胜枚举,而Google的功能也会不断增强,与其说Google不断在改变世界,不如说Google改善了我们的生活,让工作更为便利。而懂得运用Google工具,就能为效率加分,让工作与生活更条理有序。此外,网路不仅在管理上带来益处,在收纳上也是一大利器。在过去,要保存一堆纸本文件,需要占用好几个文件柜;后来,我们可以用一堆电脑设备将资料数位化并储存起来;现在,我们只要可以连上网路,就能随时利用Google找到我们所需的资料,而不用再储存在自己的电脑里。

重点是,当科技已进步到存取轻松、搜寻方便的时代,上班族也应该与时俱进,调整自己使用大脑的观念。未来使用大脑的趋势将是「整合」与「思考」,而非博闻强记。作者在本期的第一章,就提到应该如何思考的11条原则,现代人应该采用切合大脑实际运作的方式,例如说:排除多工作业,让大脑专心处理一件事;不需要记住的东西,就尽量挪出脑袋;适时地忽略限制,采用更适合自己的做法。这些都是在科技加持下,大家可以运用的整理原则。

在大量文件电子化的情况下,更要懂得为档案分类并制作标签,以便未来搜寻时可以更快速找到需要的档案。电子化的档案并非只有文字,音乐、图片、影片,同样能大量储存,如果要搜寻这些非文字档案,就要设定适切的档名和标签。这样在搜寻时只要输入关键字,就能轻易找到相关的资料。总而言之,要做到条理井然,就要尽量减少会让人分心的事物,并且利用工具帮助自己,在资讯汪洋中快速筛选出需要的重点,或者在诸多行程中让自己快速进入状况。各项整理原则,并非全都适合每个人用,但只要找出符合自己情况的整理原则,不管在生活上、工作上,都能管理得更井然有序。

杂志简介

创立于2003年的大师轻松读,原本属于商业周刊旗下刊物,每周由国外专家评选一本时下畅销财经管理专书,浓缩萃取精华,由台湾专家编辑群进行轻量化编辑,以中英对照周刊型式出版。出版之后一直深受中高阶经营管理人喜爱,并列为提升个人竞争力的秘密武器。

  • 主题看板 作者简介
  • 五分钟摘要
  • Part 1 How You Think
  • 第1部分 你的思考方式
  • Part 2 Tips, Techniques and Strategies
  • 第2部分 诀窍、技巧与策略
  • Part 3 Organizing Around 21st Century Challenges
  • 第3部分 根据21世纪的挑战来整理生活
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